अपडेट: 11 सितंबर 2026 — हरियाणा की cooperative societies के लिए Annual General Meeting (AGM) का पूरा Notice + Agenda + Minutes/Proceedings पैक अब SahakarWatch पर उपलब्ध है — editable Word (.docx) और printable PDF, दोनों फॉर्मेट में।
यह Format Badge ध्यान से पढ़ें: यह Practical Editable Template है। Legal framework: Haryana Co-operative Societies Act, 1984 की Sections 25-26, Haryana Co-operative Societies Rules, 1989 का Rule 23, और समिति की registered bye-laws। Notice period, quorum और competent signatory — ये सब applicable bye-laws/निर्देशों से जांच लें।
AGM Document Pack क्या है?
Annual General Meeting (AGM) हर cooperative society के लिए साल में एक बार आयोजित होने वाली सबसे महत्वपूर्ण बैठक है। इस एक बैठक से जुड़े तीन दस्तावेज़ होते हैं — Notice (सूचना), Agenda (कार्यसूची) और Minutes/Proceedings (कार्यवाही का रिकॉर्ड)। यह template तीनों को एक साथ, आपस में जुड़ा हुआ प्रारूप देता है, ताकि पूरी प्रक्रिया — बुलाने से लेकर रिकॉर्ड करने तक — एक ही जगह सुव्यवस्थित रहे।
Part A — AGM Notice: क्या शामिल है?
Notice में समिति का नाम, पंजीकरण संख्या, पंजीकृत कार्यालय, Notice संख्या व दिनांक, और सभा का दिन/तिथि/समय/स्थान भरा जाता है। यह notice सभी पात्र सदस्यों (all eligible members) को भेजा जाता है। इसमें Chief Executive Officer/Manager/Secretary/Authorised Officer के हस्ताक्षर होते हैं।
महत्वपूर्ण: अगर AGM में Managing Committee का election भी due है, तो applicable Appendix-A election procedure, notice requirements और competent authority के निर्देश अलग से verify करें — इस सामान्य AGM notice को स्वतः election notice न मानें।
Part B — AGM Agenda: Section 25(3) के अनुसार मुख्य विषय
Haryana Co-operative Societies Act, 1984 की Section 25(3) AGM में विचार किए जाने वाले मुख्य विषय तय करती है। इस template का Agenda हिस्सा उन्हीं विषयों को क्रमबद्ध रूप में रखता है — इसमें से सिर्फ लागू items रखें, और society-specific items (bye-laws/audit directions/departmental instructions के अनुसार) खुद जोड़ें:
| मद सं. | Agenda Item | Statutory/Practical basis |
|---|---|---|
| 1 | पिछली AGM/General Body Meeting की कार्यवाही की पुष्टि, जहां लागू हो | Bye-laws/practice |
| 2 | आगामी वर्ष के लिए समिति की गतिविधियों/कार्यक्रम की स्वीकृति | Section 25(3) |
| 3 | Audit Report एवं Annual Report पर विचार | Section 25(3) |
| 4 | पिछले वर्ष के प्रदर्शन की समीक्षा | Section 25(3) |
| 5 | समिति की स्थिति की समीक्षा, जिसमें defaulters की सूची व default amount शामिल हो | Section 25(3) |
| 6 | Specific reserves/other funds का निर्माण व उपयोग | Section 25(3) |
| 7 | Office bearers के relatives के रूप में कार्यरत employees की सूची पर विचार | Section 25(3) |
| 8 | Managing Committee election, जब due हो | Section 25(3) + Appendix-A |
| 9 | Bye-laws में प्रस्तावित amendment पर विचार, यदि कोई हो | Section 25(3); Sections 9A-10 |
| 10 | Annual accounts/budget/profit appropriation/dividend आदि पर विचार, जहां bye-laws/directions के अनुसार आवश्यक हो | Bye-laws/directions |
| 11 | Chair की अनुमति से अन्य वैध विषय | Bye-laws |
प्रस्तावित संलग्नक (Attachments): Audit Report, Annual Report, Annual Accounts, Activity Programme, Defaulters List, Fund/Reserve Statement, प्रस्तावित Bye-law Amendment, Election documents (यदि लागू हो), और अन्य संबंधित विवरण।
Part C — AGM Minutes/Proceedings: कैसे भरें
Minutes हिस्से में सबसे पहले society का नाम, बैठक दिनांक/समय/स्थान, कुल सदस्य, उपस्थित सदस्य, आवश्यक कोरम, कोरम पूर्ण हुआ या नहीं (Yes/No), और Presiding Officer का नाम दर्ज होता है। इसके बाद हर agenda item के लिए एक पंक्ति में Resolution No., Agenda Item संख्या, मुख्य विचार-विमर्श (Discussion), निर्णय (Resolved that…), और Voting Result (Unanimous/Majority — For/Against/Abstain की संख्या सहित) भरा जाता है।
बैठक की समाप्ति (Meeting Closure) में समय दर्ज करें, और Presiding Officer, CEO/Manager/Secretary व Member Witness के हस्ताक्षर लें। अंत में एक Certification पैराग्राफ है, जिसमें प्रमाणित किया जाता है कि यह कार्यवाही समिति की Minutes/Proceedings Book में दर्ज कार्यवाही की सही प्रति/अंश है, subject to the original record।
Rule 23: बैठक कौन बुला सकता है?
Haryana Co-operative Societies Rules, 1989 का Rule 23 कहता है कि General Body या Committee की मीटिंग समिति के Chief Executive Officer या उसके द्वारा authorised किसी अन्य अधिकारी द्वारा बुलाई जाती है, bye-laws में निर्दिष्ट authority के निर्देश पर। यानी — कोई भी व्यक्ति मनमाने ढंग से AGM नहीं बुला सकता; यह प्रक्रिया bye-laws में तय competent authority से होकर गुजरती है।
Common mistakes और audit/inspection risks
- Notice period और quorum को generic मानकर society-specific bye-laws से जांचे बिना आगे बढ़ जाना।
- Election due होने पर उसे सामान्य AGM notice से ही cover मान लेना — जबकि Appendix-A की अलग compliance जरूरी है।
- Minutes में attendance, quorum, presiding officer, agenda-wise decision, voting result और signatures में से कोई एक हिस्सा छोड़ देना।
- Resolution numbers को agenda numbers और Minutes Book की entry से मेल न खिलाना — जिससे बाद में रिकॉर्ड में असंगति (inconsistency) दिखती है।
- Attachments (Audit Report, Defaulters List आदि) को meeting record के साथ क्रमबद्ध (serially) सुरक्षित न रखना।
- Rule 23 के अनुसार सही competent authority की जगह किसी और से meeting convene करवा लेना।
Word और PDF Download करें
Word Format (.docx)
PDF Format
Disclaimer: यह SahakarWatch द्वारा तैयार practical reference template है। यह किसी Government-prescribed universal AGM format का substitute नहीं है। उपयोग से पहले अपनी society की registered bye-laws, society-specific/departmental directions और current law verify करें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल (FAQs)
AGM हर साल आयोजित होना अनिवार्य है?
हां, AGM हर वर्ष आयोजित होना आवश्यक है। exact timing और notice procedure के लिए Act, Rules, registered bye-laws तथा current departmental instructions देखें।
AGM किसके द्वारा बुलाई जाती है?
Rule 23 के अनुसार, General Body/Committee meeting CEO या authorised officer द्वारा, bye-laws में निर्दिष्ट authority के निर्देश पर convene की जाती है।
क्या यह template election notice के रूप में भी इस्तेमाल हो सकता है?
नहीं। अगर AGM में Managing Committee election भी due है, तो Appendix-A की election procedure, notice requirements और competent authority के निर्देश अलग से follow करने होंगे — यह सामान्य AGM notice स्वतः election notice नहीं बन जाता।
Notice period और quorum कितना होना चाहिए?
यह generic template से assume न करें — society-specific registered bye-laws इस पर निर्णायक हो सकती हैं। अपनी society की bye-laws जरूर देखें।
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Official Sources और Legal Disclaimer
- Haryana Cooperation Department
- State Acts & Rules — Haryana Cooperation Department
- Haryana Co-operative Societies Act, 1984 (Official PDF) — Sections 25-26
- Haryana Co-operative Societies Rules, 1989 (Official PDF) — Rule 23
यह पेज SahakarWatch की “Cooperative Formats Library” सीरीज़ का हिस्सा है, जिसमें हरियाणा की cooperative societies के लिए व्यावहारिक, कानूनी रूप से सत्यापित formats और templates उपलब्ध कराए जा रहे हैं। Legal review: 11 सितंबर 2026। Version: SW-HR-AGMPACK-v1.0
