अपडेट: 9 सितंबर 2026 — हरियाणा की Marketing-cum-Processing Societies से जुड़ा एक अहम पत्र सामने आया है।
हरियाणा के सहकारिता विभाग ने राज्य की सभी Cooperative Marketing-cum-Processing Societies के संबंध में विस्तृत सूचना तत्काल मांगी है। Registrar, Co-operative Societies, Haryana (RCS Haryana) के कार्यालय की Marketing Branch द्वारा 9 सितंबर 2026 को जारी पत्र में सभी Assistant Registrars, Co-operative Societies को निर्देश दिया गया है कि संलग्न Performa-A, Performa-B और Performa-C के अनुसार विवरण तैयार कर अगले दिन MS Word file में ईमेल से भेजा जाए। पत्र में सूचना को “Most Urgent” माना गया है।
यह केवल कर्मचारियों की संख्या पूछने वाला सामान्य पत्र नहीं है। मांगे गए डेटा में sanctioned, filled और vacant posts; outsource कर्मचारियों; Board of Directors/Board of Administrators की स्थिति; society की registration, land/property, membership, पिछले तीन वर्षों के profit/loss, liquidation तथा share capital जैसी बुनियादी प्रशासनिक और वित्तीय सूचनाएं शामिल हैं। इसलिए गलत, अधूरी या अलग-अलग records पर आधारित reporting से बचना जरूरी है।
मूल पत्र डाउनलोड करें:
पत्र का संक्षिप्त विवरण
| विषय | विवरण |
|---|---|
| जारीकर्ता | Office of the Registrar, Co-operative Societies, Haryana, Panchkula |
| शाखा | Marketing Branch |
| Memo No. | Mkg-2/2026/10775-806 |
| दिनांक | 09.09.2026 |
| प्राप्तकर्ता | राज्य के सभी Assistant Registrar, Co-operative Societies |
| विषय | Information/data related to the Cooperative Marketing-cum-Processing Societies in the State |
| संलग्नक | Performa-A, B और C — दो पृष्ठ |
| फाइल का प्रारूप | MS Word file |
| भेजने का ईमेल | marketingbranch20@gmail.com |
| समय-सीमा | पत्र के अनुसार “by tomorrow”; पत्र 09.09.2026 का होने के कारण सामान्य अर्थ में 10.09.2026 |
| प्राथमिकता | Most Urgent |
पत्र की प्रति राज्य के सभी District Registrars, Co-operative Societies (DRCS) को भी भेजी गई है, ताकि निर्देशों का पालन सुनिश्चित कराया जा सके।
यह पत्र किन Cooperative Marketing-cum-Processing Societies पर लागू है?
पत्र का विषय और तीनों प्रोफॉर्मा विशेष रूप से Cooperative Marketing-cum-Processing Societies के लिए हैं। इसलिए इसे हर प्रकार की cooperative society या PACS/CM-PACS पर स्वतः लागू समझना सही नहीं होगा। जिला/उपमंडल स्तर पर उन्हीं संस्थाओं का विवरण शामिल किया जाना चाहिए जो संबंधित श्रेणी में पंजीकृत हैं। किसी society की category को लेकर संदेह हो तो registration certificate, registered bye-laws तथा विभागीय classification से पुष्टि कर लेना उचित होगा।
Performa-A: sanctioned, filled और vacant posts का category-wise विवरण
Performa-A का शीर्षक है: “Category-wise details of Sanctioned, Filled up and Vacant posts in Cooperative Marketing-cum-Processing Societies.”
इसमें प्रत्येक society के लिए निम्न जानकारी मांगी गई है:
- क्रम संख्या
- Society का नाम
- Society की category — A/B/C/D
- Post का नाम
- कुल sanctioned posts
- कुल filled-up posts तथा कर्मचारी का नाम
- कुल vacant posts
- Outsource के माध्यम से लगे कर्मचारियों के संबंध में remarks
Performa-A भरते समय किन records से मिलान करें?
- स्वीकृत staff pattern या competent authority का sanction order
- service book और personal file
- salary/payroll register
- attendance register
- appointment, promotion, transfer, deputation या retirement orders
- outsourcing agency का agreement, deployment order और attendance/bill record
- vacant post की वास्तविक स्थिति और vacancy उत्पन्न होने की तारीख
महत्वपूर्ण सावधानी: “Sanctioned post” और “वर्तमान में काम कर रहा व्यक्ति” एक ही बात नहीं हैं। बिना sanctioned post पर contractual/outsource deployment को filled sanctioned post के रूप में न दिखाएं। इसी प्रकार leave, suspension, deputation या additional charge की स्थिति को records के अनुसार remarks में स्पष्ट करना उपयोगी होगा।
गणितीय मिलान भी कर लें:
Total Sanctioned Posts = Total Filled Posts + Total Vacant Posts
यदि किसी वैध कारण से यह equation सीधे match नहीं करती, तो explanatory remark अवश्य जोड़ें।
Performa-B: BOD/BOA की चुनाव और कार्यकाल स्थिति
Performa-B में Cooperative Marketing-cum-Processing Societies के Board of Directors (BOD) या Board of Administrators (BOA) की स्थिति मांगी गई है। इसके कॉलम हैं:
- क्रम संख्या
- Society का नाम
- अंतिम/वर्तमान BOD के चुनाव की तारीख
- अंतिम/वर्तमान BOD का कार्यकाल समाप्त होने की तारीख
- यदि BOD अस्तित्व में नहीं है तो BOA की नियुक्ति की तारीख
- BOA के सदस्यों के नाम और पद का विवरण
Performa-B भरने का सही तरीका
BOD के लिए केवल meeting register पर निर्भर न रहें। Election result, election certificate/order, committee constitution record और tenure से संबंधित वैधानिक/विभागीय आदेश का मिलान करें। यदि निर्वाचित BOD मौजूद नहीं है, तभी BOA संबंधी कॉलम भरें और उसकी नियुक्ति का सक्षम प्राधिकारी द्वारा जारी आदेश देखें।
यदि BOD का चुनाव हो चुका है लेकिन कोई मामला न्यायालय, Registrar या अन्य authority के सामने लंबित है, तो तथ्यात्मक स्थिति remarks/covering note में लिखना बेहतर होगा। Performa में मांगी गई तारीख अनुमान से न भरें।
Performa-C: registration, land, members, profit/loss, liquidation और share capital
Performa-C समाज की समग्र संस्थागत और वित्तीय स्थिति का snapshot है। इसमें निम्न विवरण मांगा गया है:
- क्रम संख्या
- Society का नाम
- पता
- registration की तारीख
- Society की कुल land/property का विवरण
- सदस्यों की संख्या
- पिछले तीन वर्षों के profit/loss का विवरण
- क्या society liquidation में है — Yes/No
- यदि liquidation में है तो liquidation की तारीख
- Society को revive करने के लिए Department द्वारा किए गए प्रयास
- Society की कुल share capital
Land/property का विवरण कैसे तैयार करें?
भूमि और अन्य property का विवरण केवल balance sheet में दिखाई गई book value तक सीमित न रखें। उपलब्ध records के अनुसार location, area, ownership/lease status और property का संक्षिप्त प्रकार लिखें। इसके लिए title deed/conveyance deed, mutation/jamabandi, lease deed, property register और fixed asset register का मिलान किया जा सकता है। विवादित, encroached या leasehold property हो तो उसे ownership property की तरह प्रस्तुत न करें; स्थिति स्पष्ट करें।
Members की संख्या
Member register के आधार पर reporting date तक valid members की संख्या दें। मृत, resigned, expelled या membership समाप्त हो चुके नामों का treatment applicable record और आदेशों के अनुसार करें। Share ledger और member register में अंतर हो तो पहले reconciliation करें।
पिछले तीन वर्षों का profit/loss
“Last three years” की व्याख्या में भ्रम से बचने के लिए covering note में संबंधित financial years साफ लिखें। जहां audited accounts उपलब्ध हैं, audited figure को प्राथमिकता दें। किसी वर्ष का audit pending होने पर provisional/unaudited figure को audited बताकर न भेजें; उसकी स्थिति स्पष्ट लिखें। प्रत्येक वर्ष के सामने “Profit” या “Loss” तथा राशि अलग-अलग दिखाई जाए।
Liquidation और revival efforts
Liquidation status केवल मौखिक जानकारी पर आधारित न हो। Liquidation order, उसकी effective date, liquidator की नियुक्ति तथा बाद के आदेशों से पुष्टि करें। Revival efforts वाले कॉलम में केवल “efforts made” जैसा अस्पष्ट उत्तर देने के बजाय वास्तविक कार्रवाई लिखें—जैसे बैठक, business revival proposal, recovery action, asset utilization plan, capital support proposal या सक्षम authority को भेजा गया पत्र—और संभव हो तो तारीख/पत्र संख्या भी दें।
Share capital
कुल share capital की राशि को latest balance sheet, share ledger और general ledger से reconcile करें। Authorized share capital, subscribed share capital, paid-up share capital और Government share capital अलग अवधारणाएं हो सकती हैं। Performa में “Total amount of Share Capital” लिखा है; इसलिए society जिस figure को report कर रही है, उसका आधार covering note या remarks में स्पष्ट करना prudent होगा।
Society-level verification checklist
सूचना भेजने से पहले Manager/Secretary और संबंधित शाखा निम्न जांच कर सकती है:
- Society का नाम और पता registration certificate के अनुसार लिखा है।
- Category A/B/C/D नवीनतम वैध classification के अनुसार है।
- प्रत्येक post के लिए sanctioned, filled और vacant संख्या का मिलान है।
- Filled post के साथ कर्मचारी का नाम दिया गया है।
- Outsource staff को regular filled post में शामिल नहीं किया गया है।
- BOD election और tenure की तारीख supporting order से verify है।
- BOA होने पर appointment order और सभी सदस्यों के नाम/पद सही हैं।
- Land/property विवरण property register और title/lease records से match करता है।
- Member count सदस्य रजिस्टर और share ledger से reconcile है।
- तीनों वर्षों के profit/loss के साथ financial year तथा audited/provisional status स्पष्ट है।
- Liquidation की स्थिति और तारीख आदेश से सत्यापित है।
- Share capital balance sheet, share ledger और general ledger से match करती है।
- Word file खुल रही है और tables कटे/बिगड़े नहीं हैं।
- भेजी गई email, attachment और acknowledgement का record सुरक्षित रखा गया है।
Assistant Registrar/DRCS स्तर पर consolidation से पहले जांच
क्योंकि पत्र सभी Assistant Registrars को संबोधित है और compliance सुनिश्चित करने के लिए DRCS को endorsed है, field offices के लिए district-wise consolidation में uniformity जरूरी है। सभी societies से एक ही cut-off date पर डेटा लेना, categories और financial years की समान व्याख्या रखना तथा duplicate/missing society entries की जांच करना उपयोगी होगा।
विशेष रूप से निम्न validation की जा सकती है:
- जिले की master list बनाम प्राप्त societies की सूची
- Performa-A में posts का arithmetic check
- Performa-B में expired BOD के बावजूद BOA column blank तो नहीं
- Performa-C में पिछले तीन वर्षों की समान अवधि
- liquidation और revival details का संबंधित विभागीय record से मिलान
- share capital और profit/loss में units—रुपये/लाख—की स्पष्टता
ईमेल भेजते समय सुझाया गया तरीका
पत्र में MS Word file भेजने को कहा गया है। इसलिए scanned image या केवल PDF भेजना निर्देश की पूर्ण अनुपालना नहीं माना जाना चाहिए। एक साफ editable Word file तैयार करें, जिसमें A, B और C तीनों tables हों। File name स्पष्ट रखा जा सकता है, जैसे:
DistrictName_Marketing_Societies_Performa_ABC_10-09-2026.docx
ईमेल subject का उदाहरण:
Information of Cooperative Marketing-cum-Processing Societies – District [Name] – Memo No. Mkg-2/2026/10775-806
Email body में district का नाम, societies की संख्या, संलग्न file का नाम और forwarding authority का विवरण लिखें। भेजने के बाद sent-email copy तथा delivery/acknowledgement सुरक्षित रखें।
इस data collection का संभावित प्रशासनिक महत्व
पत्र में डेटा मांगने का आगे का उद्देश्य स्पष्ट नहीं किया गया है। इसलिए इसे किसी संभावित भर्ती, restructuring, liquidation, revival या policy decision की घोषणा मानना उचित नहीं होगा। फिर भी मांगे गए fields यह दिखाते हैं कि विभाग Marketing-cum-Processing Societies की manpower, governance और financial/institutional health की consolidated स्थिति तैयार कर रहा है। यह निष्कर्ष केवल प्रोफॉर्मा की प्रकृति पर आधारित विश्लेषण है, कोई घोषित सरकारी उद्देश्य नहीं।
निष्कर्ष
9 सितंबर 2026 का यह पत्र Cooperative Marketing-cum-Processing Societies के लिए महत्वपूर्ण और तत्काल compliance exercise है। सबसे बड़ी चुनौती सूचना भेजना नहीं, बल्कि अलग-अलग statutory, establishment, election, property और accounting records से सही आंकड़े लेकर उन्हें एक समान format में प्रस्तुत करना है। जल्दबाजी में अनुमानित या unreconciled data भेजने के बजाय available records से verification, आवश्यक explanatory remarks और email record रखना भविष्य के audit तथा departmental scrutiny—दोनों दृष्टियों से अधिक सुरक्षित रहेगा।
स्रोत एवं संदर्भ
- RCS हरियाणा, Marketing Branch का मूल पत्र (Memo No. Mkg-2/2026/10775-806, दिनांक 09.09.2026) — प्राथमिक स्रोत
- Office of the Registrar, Co-operative Societies, Haryana — आधिकारिक वेबसाइट
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अस्वीकरण: यह लेख संलग्न विभागीय पत्र और उसके प्रोफॉर्मा की व्याख्या पर आधारित सामान्य सूचना एवं practical guidance है। किसी society की विशिष्ट वैधानिक स्थिति में competent departmental/legal advice तथा मूल records को प्राथमिकता दें।
