कानूनी स्थिति: 31 अगस्त 2026 तक | SahakarWatch Research Desk
हरियाणा की किसी Cooperative Society की Managing Committee का कार्यकाल पांच साल का है। Audit अभी पूरा नहीं हुआ। कुछ खाते बाकी हैं। अध्यक्ष व्यस्त हैं। समिति सोचती है कि Annual General Meeting अगले महीने या कुछ समय बाद कर लेंगे—आखिर समिति का कार्यकाल तो अभी बाकी है।
यहीं एक गंभीर कानूनी जोखिम पैदा हो सकता है।
Registrar, Cooperative Societies, Haryana की मौजूदा official guidance इस प्रश्न का बिल्कुल स्पष्ट उत्तर देती है: हर साल Annual General Meeting (AGM) आयोजित करना अनिवार्य है। RCS Haryana इसके लिए Haryana Co-operative Societies Act, 1984 की Sections 25–26, Haryana Co-operative Societies Rules, 1989 के Rule 23 और संबंधित society के registered bye-laws का उल्लेख करता है।
लेकिन SahakarWatch की इस पड़ताल में एक और महत्वपूर्ण बात सामने आती है। वर्ष 2013 में Haryana Co-operative Societies Act की Section 25(3) बदली गई थी। पहले कानून में AGM के लिए केवल “once in a year” लिखा था; Haryana Act No. 10 of 2013 ने इसे बदलकर “within a period of six months of close of the financial year” कर दिया। India Code पर उपलब्ध Haryana Act का consolidated version इस संशोधन को साफ दर्ज करता है।
इसका सीधा अर्थ है कि सामान्य स्थिति में जिस cooperative society का financial year 31 मार्च 2026 को समाप्त हुआ है, उसकी annual general meeting 30 सितंबर 2026 तक हो जानी चाहिए।
और यह सिर्फ procedural formality नहीं है। कानून AGM को members के हाथ में accountability का सबसे महत्वपूर्ण संस्थागत माध्यम बनाता है।
सीधा जवाब: हां, AGM अनिवार्य है
Haryana Cooperation Department की वेबसाइट पर FAQ में बाकायदा यह सवाल पूछा गया है:
“Is it mandatory to hold Annual General Meeting (AGM) by a cooperative society every year?”
Department का उत्तर है—“Yes.”
इसके बाद Section 25, Section 26, Rule 23 और society के bye-laws का उल्लेख किया गया है। यानी यह केवल किसी departmental advisory का सुझाव नहीं, बल्कि statutory framework पर आधारित requirement है।
RCS Haryana की AGM संबंधी official guidance देखें
यह लेख मुख्य रूप से उन cooperative societies पर लागू स्थिति की चर्चा करता है जो Haryana Co-operative Societies Act, 1984 के अंतर्गत registered हैं। PACS/PCCS, Cooperative Marketing Societies, Housing Cooperatives, Consumer Societies, Labour/Construction Cooperatives और राज्य कानून के तहत registered अन्य societies के लिए उनका Act, Rules और registered bye-laws मिलकर governance framework बनाते हैं। Haryana Cooperation Department भी यही स्पष्ट करता है कि Haryana में registered cooperative society Act, Rules, Service Rules, bye-laws और समय-समय पर जारी departmental guidelines के अधीन होती है।
AGM का असली मालिक कौन—Managing Committee या General Body?
यह प्रश्न समझना जरूरी है क्योंकि कई societies में AGM को Managing Committee की बैठक का विस्तारित रूप समझ लिया जाता है।
Section 25(1) का सिद्धांत इससे बिल्कुल उल्टा है।
कानून कहता है कि cooperative society की “final authority” General Body of Members में निहित होगी। अर्थात Managing Committee रोजमर्रा का management करती है, लेकिन cooperative की लोकतांत्रिक सर्वोच्चता उसके members की general body के पास रहती है।
यही कारण है कि AGM सिर्फ annual function, formal signature exercise या audit report “रख देने” का कार्यक्रम नहीं है। यह वह मंच है जहां members को पिछले वर्ष की वास्तविक स्थिति दिखाई जानी चाहिए और अगले वर्ष की दिशा पर statutory business लिया जाना चाहिए।
2013 में कानून क्यों महत्वपूर्ण रूप से बदला?
इस विषय में एक document-related confusion होने की संभावना है, जिसे साफ करना जरूरी है।
Haryana Cooperation Department की वर्तमान State Acts and Rules page पर Haryana Co-operative Societies Act, 1984, Rules, 1989 और अलग से “Notification dated 10 May 2013 under the Haryana Co-operative Societies Act, 1984” सूचीबद्ध है।
लेकिन Department की वेबसाइट पर उपलब्ध base Act PDF स्वयं बताता है कि वह compilation “amended up to October, 2007” है। उसी पुराने compilation में Section 25(3) में अभी भी “once in a year” पढ़ने को मिलता है।
इसलिए केवल उस पुराने PDF की एक line देखकर वर्तमान deadline तय करना भ्रामक हो सकता है।
India Code पर उपलब्ध consolidated Haryana Act, जो May 2013 तक amended है, साफ दर्ज करता है कि Act No. 10 of 2013 ने Section 25(3) में “once in a year” की जगह:
“within a period of six months of close of the financial year”
substitute किया।
इतना ही नहीं, 2013 amendment ने AGM business में auditor या auditing firm की appointment का clause भी जोड़ा।
India Code पर 2013 amendments सहित Haryana Co-operative Societies Act देखें
Haryana Cooperation Department की official State Acts & Rules page देखें
इसलिए वर्तमान compliance के लिए 2013 amendment को शामिल करके Section 25 पढ़ना आवश्यक है।
31 मार्च को Financial Year बंद हुआ तो AGM कब तक?
Section 25(3) की amended भाषा के अनुसार AGM financial year के close होने के छह महीने के भीतर होनी चाहिए।
इसलिए सामान्य 31 मार्च year-end वाली society के लिए स्थिति इस प्रकार बनेगी:
| Financial Year समाप्त | Section 25(3) के अनुसार सामान्य AGM deadline |
|---|---|
| 31 मार्च 2025 | 30 सितंबर 2025 |
| 31 मार्च 2026 | 30 सितंबर 2026 |
| 31 मार्च 2027 | 30 सितंबर 2027 |
अर्थात 31 अगस्त 2026 की स्थिति में, यदि किसी Haryana cooperative society का FY 31 मार्च 2026 को बंद हुआ है और उसकी AGM अभी नहीं हुई, तो उसके पास सामान्य statutory timeline में लगभग एक महीना शेष है।
हालांकि एक सावधानी जरूरी है। Section 122 State Government को reasons record करके general या special order से किसी society या class of societies को Act की किसी provision से exemption देने की शक्ति देता है। इसलिए यदि किसी society को लगता है कि उसके लिए कोई विशेष exemption/relaxation लागू है, तो उसे उसका specific valid government order देखना चाहिए; केवल मौखिक जानकारी या पुरानी administrative practice को exemption नहीं माना जाना चाहिए।
AGM में वास्तव में क्या-क्या रखना होता है?
Section 25(3) AGM को एक substantial accountability exercise बनाती है। वर्तमान amended Act में annual general meeting का statutory business broadly इस प्रकार है:
| AGM में विचार का विषय | इसका practical महत्व |
|---|---|
| अगले वर्ष का activity programme | Society आगे क्या business/activities करेगी |
| Audit Report और Annual Report | Financial और operational स्थिति members के सामने |
| पिछले वर्ष की performance review | targets, काम और परिणाम की समीक्षा |
| Society की state of affairs | वास्तविक financial/administrative स्थिति |
| Defaulters की list और default amount | outstanding recoveries पर transparency |
| Specific reserves/funds का creation और utilisation | funds के उपयोग की member-level scrutiny |
| Office-bearers के relatives वाले employees की list | conflict/related-party transparency |
| Managing Committee election, जब due हो | democratic governance |
| Bye-laws amendment | members की statutory भूमिका |
| Auditor/auditing firm की appointment | 2013 amendment के बाद महत्वपूर्ण AGM function |
| Bye-laws के अनुसार अन्य matters | society-specific business |
इस list से यह भी साफ है कि AGM का उद्देश्य केवल audited balance sheet पढ़ देना नहीं है।
General Body को performance, defaults, reserves, governance और आने वाले वर्ष की गतिविधियों से जोड़ा गया है।
Audit तैयार न हो तो क्या AGM अपने-आप आगे बढ़ सकती है?
यह practical problem कई cooperative societies में सामने आती है।
Section 25(3) साफ तौर पर AGM में audit report और annual report पर consideration का प्रावधान करती है और साथ ही six-month deadline देती है।
इसके अतिरिक्त Section 48 भी cooperative society को financial year के close होने के छह महीने के भीतर Registrar के पास prescribed returns दाखिल करने को कहती है। इनमें annual report, audited statement of accounts, General Body द्वारा approved surplus-disposal plan, bye-law amendments की list और General Body Meeting की तारीख की declaration भी शामिल है।
इससे एक महत्वपूर्ण compliance point निकलता है: audit और AGM को अलग-अलग isolated tasks समझना सही नहीं है।
यदि audit आखिरी समय तक pending है तो management को statutory AGM deadline आने के बाद समस्या समझने के बजाय audit process बहुत पहले शुरू करनी चाहिए।
Sections 25–26 के पाठ में routine administrative delay के कारण AGM को अनिश्चित समय तक टाल देने का कोई automatic right नहीं मिलता। यदि कोई society किसी विशेष सरकारी exemption/order का दावा करती है तो उसे Section 122 के तहत अथवा किसी अन्य applicable statutory authority से जारी वास्तविक order दिखाना चाहिए।
AGM बुलाने की जिम्मेदारी किसकी है? Rule 23 को ठीक से समझना जरूरी
यहां Rule 23 अक्सर गलत तरीके से पढ़ा जाता है।
Rule 23 स्वयं AGM की six-month deadline तय नहीं करता। Deadline Section 25(3) में है।
Rule 23 मुख्यतः यह बताता है कि meeting किसके द्वारा summon की जाएगी।
Haryana Co-operative Societies Rules, 1989 के Rule 23 के अनुसार General Body Meeting अथवा Committee Meeting को society का Chief Executive Officer या उसके द्वारा authorised officer, जिस भी नाम से वह पद जाना जाता हो, bye-laws में specified authority के direction पर call करेगा।
इसलिए किसी Primary Society में “Manager”, किसी अन्य institution में “Secretary”, “Chief Executive” या दूसरा designation हो सकता है; अंतिम operational answer उस society के registered bye-laws से भी निकलेगा।
यही वजह है कि केवल Act की photocopy देखना पर्याप्त नहीं।
Section 9A expressly allows registered bye-laws to provide for matters such as General Meetings convene करने का तरीका, quorum, notice procedure और voting procedure।
इसलिए हर society को अपनी AGM file तैयार करने से पहले अपने registered bye-laws का relevant chapter खोलना चाहिए।
Notice period और quorum क्या हर society के लिए एक जैसा है?
जरूरी नहीं।
Act में universal AGM deadline है, लेकिन meeting का notice, quorum और convening mechanism society के bye-laws से भी नियंत्रित हो सकता है। Section 9A इस प्रकार के matters को bye-laws में रखने की अनुमति देती है।
इसलिए यह मान लेना जोखिमपूर्ण है कि किसी दूसरी PACS, Marketing Society या Housing Society ने 15 दिन का notice दिया था तो आपकी society पर भी वही अवधि automatically लागू होगी।
Registered bye-laws की exact provision देखनी होगी।
एक और महत्वपूर्ण बात: यदि AGM में bye-laws amendment प्रस्तावित है, तो Section 10 स्वयं proposed amendment के लिए कम-से-कम 15 clear days’ notice और present-and-voting members की two-third majority जैसी अलग statutory requirements रखती है।
इसी तरह election due हो तो election provisions और Rules के Appendix-A की प्रक्रिया अलग से relevant हो सकती है। Haryana RCS की official website भी बताती है कि managing committee elections Section 28 और Appendix-A of Rules, 1989 के अनुसार governed होते हैं।
क्या AGM से पहले voter list display करना जरूरी है?
RCS Haryana ने इस पर भी सीधा उत्तर दिया है।
Department की FAQ में पूछा गया है कि क्या AGM से पहले Cooperative Society के office में voter list display करना mandatory है। उत्तर है—“No.”
RCS इसके बाद कहता है कि GBM/AGM के agendas Section 25(3) और society के bye-laws के अनुसार होंगे।
लेकिन इस answer को जरूरत से ज्यादा व्यापक नहीं पढ़ना चाहिए।
यदि उसी AGM में Managing Committee election due है तो election process की अपनी electoral-roll/voter qualification requirements लागू हो सकती हैं। “हर AGM से पहले voter list display अनिवार्य नहीं” और “election के लिए voter list की जरूरत नहीं”—ये दोनों अलग बातें हैं।
Voting rights पर Act भी restrictions रखता है। सामान्य सिद्धांत one-member-one-vote है, associate member को vote नहीं मिलता और society का defaulter member voting right exercise करने के लिए eligible नहीं रहता। Section 21 सामान्यतः vote personally exercise करने और proxy voting निषिद्ध करने की बात करती है, statutory exceptions को छोड़कर।
AGM नहीं हुई तो क्या वास्तव में Managing Committee पांच साल के लिए Disqualify हो सकती है?
यही इस कानून का सबसे गंभीर हिस्सा है।
Section 26(3) कहती है कि यदि General Body Meeting Section 25(3) में specified period के भीतर नहीं होती, या Section 26(1) की requirements comply नहीं की जातीं, तो Registrar:
members of the committee को continuing as members तथा किसी भी society की committee के लिए elected होने से पांच वर्ष की अवधि के लिए disqualify करेगा—लेकिन पहले उन्हें सुनवाई का अवसर देना होगा।
और यदि default किसी office-bearer या employee द्वारा किया गया है, तो Registrar hearing का अवसर देने के बाद उस पर ₹10,000 तक fine लगा सकता है।
RCS Haryana की अपनी FAQ भी इसी consequence को लगभग उसी भाषा में स्पष्ट करती है।
यहां तीन महत्वपूर्ण बातें समझना जरूरी हैं।
पहली—committee का पांच साल का सामान्य tenure AGM requirement से immunity नहीं देता। RCS ने विशेष रूप से पूछा गया सवाल कि “अगर BOD ने पांच साल का term पूरा नहीं किया तो भी?” के जवाब में Section 26(3) की disqualification provision बताई है।
दूसरी—यह consequence automatic midnight disqualification नहीं है। 30 सितंबर निकलते ही 1 अक्टूबर को सदस्य बिना किसी proceeding के स्वतः disqualified घोषित नहीं हो जाता। Section 26(3) Registrar को opportunity of being heard देने के बाद declaration करने की बात करती है।
तीसरी—₹10,000 fine को गलत ढंग से “हर director पर ₹10,000 penalty” नहीं पढ़ना चाहिए। Section 26(3) का text committee members के लिए five-year disqualification की बात करता है; वहीं यदि default office-bearer या employee द्वारा किया गया हो तो उस पर fine लगाने की separate provision है।
यानी जिम्मेदारी facts, bye-laws में defined roles और actual default के आधार पर जांची जा सकती है।
“हमारे Board का कार्यकाल अभी तीन साल बाकी है”—क्या यह बचाव है?
नहीं, अपने-आप नहीं।
Managing Committee का tenure और AGM दो अलग statutory obligations हैं।
RCS Haryana के अनुसार Section 28 के तहत सामान्य Managing Committee tenure पांच वर्ष है। लेकिन उसी official FAQ में Department साफ करता है कि AGM statutory period में न होने पर Section 26(3) की कार्रवाई लागू हो सकती है, भले ही Board ने अपना पांच साल का term पूरा न किया हो।
इसीलिए AGM को election-year event समझना बड़ी गलती है।
Election पांच वर्ष में एक बार हो सकता है; AGM हर financial year के बाद applicable statutory period के भीतर होनी है।
Special General Meeting और AGM एक ही चीज नहीं
Section 26(1) यह भी कहती है कि society को Registrar या bye-laws में prescribed number/proportion of members की written requisition मिलने पर General Meeting एक महीने के भीतर call करनी होगी। यदि society ऐसा नहीं करती तो Registrar अथवा उसके द्वारा authorised person उस meeting को call कर सकता है।
इसका अर्थ यह है कि किसी वर्ष बीच में requisitioned Special General Meeting कर लेना annual statutory AGM का substitute नहीं है।
AGM का अपना Section 25(3) business और अपनी yearly deadline है।
AGM की file में society को क्या तैयार रखना चाहिए?
किसी भी society के लिए केवल बैठक की तारीख तय करना पर्याप्त compliance नहीं होगा। एक practical pre-AGM review इस प्रकार किया जा सकता है:
- Financial year की closing date और statutory AGM deadline लिखित रूप में calculate करें।
- Registered bye-laws की original/current approved copy में convening authority, notice period, quorum और voting clauses check करें।
- Audit report, annual report और previous-year performance data समय रहते तैयार करवाएं।
- Section 25(3) के सभी applicable statutory agenda items शामिल करें—defaulters, reserves, annual programme, auditor appointment और election/bye-law amendment जहां due हो।
- Notice issue और service का documentary proof रखें।
- Membership/voting eligibility और defaults की स्थिति Act एवं bye-laws के अनुसार verify करें।
- Attendance register, quorum, proceedings, resolutions और minutes को contemporaneously record करें।
- Section 48 के prescribed annual returns और AGM-date declaration की filing को AGM के बाद pending न छोड़ें।
यह केवल litigation से बचने का तरीका नहीं है। ऐसी file बाद में audit, inspection, dispute, election challenge या Registrar की proceeding में यह दिखाती है कि society ने due process follow किया था।
क्या AGM में members सिर्फ सुनने आते हैं?
कानून की philosophy इसके विपरीत है।
जब Section 25 General Body को society की “final authority” बनाती है, तो AGM members को management से सवाल पूछने, audit findings समझने, defaults और reserves की स्थिति देखने तथा अगले वर्ष की activities पर informed participation का अवसर देती है।
Section 120 एक और transparency safeguard देता है—हर cooperative society को Act, Rules, bye-laws और member list को registered address पर reasonable times में inspection के लिए उपलब्ध रखना होता है।
इसलिए AGM को केवल signatures पूरा करने वाली meeting बनाना cooperative governance की मूल भावना के विपरीत होगा।
PACS और Marketing Societies के लिए यह विशेष रूप से क्यों महत्वपूर्ण है?
PACS/PCCS, Primary Cooperative Marketing Societies और दूसरी operational societies में public procurement, fertilizer/seed distribution, credit, member transactions, government schemes, HAFED business, recoveries और stock जैसी activities होती हैं। इनके परिणाम सीधे member farmers और society की financial health को प्रभावित करते हैं।
AGM में preceding-year performance, audit report, defaulter list, reserves और coming-year activities रखना इसलिए केवल compliance नहीं बल्कि members को यह बताने की व्यवस्था है कि उनका institution वास्तव में किस स्थिति में है।
Housing cooperative में सवाल property, construction और member liabilities का हो सकता है; labour society में work allotment और income का; consumer society में trading का; dairy society में milk procurement और payment का।
Society का business बदल सकता है, लेकिन member accountability का annual mechanism नहीं।
SahakarWatch की पड़ताल में सबसे महत्वपूर्ण document warning
इस विषय पर research करते समय एक practical समस्या साफ दिखाई देती है।
Haryana Cooperation Department की Acts & Rules page official है और 2013 notification को अलग से उपलब्ध दिखाती है। लेकिन वहीं linked base Act PDF “amended up to October 2007” है और Section 25 में पुराना “once in a year” wording दिखाई देता है। दूसरी तरफ Government of India के India Code पर consolidated Haryana Act “amended up to May 2013” है, जिसमें statutory six-month wording और auditor appointment दोनों शामिल हैं।
इससे practical lesson साफ है:
कानून की compliance करते समय सिर्फ पुराने departmental scan की isolated line पर निर्भर न रहें। बाद के amendment notifications और consolidated statutory text भी साथ पढ़ें।
और इस मामले में RCS Haryana की current FAQ भी independently यही पुष्टि करती है कि annual AGM mandatory है।
निष्कर्ष: AGM “कर लेनी चाहिए” नहीं—कानून के अनुसार “करनी है”
हरियाणा की state-registered cooperative society के लिए AGM को voluntary governance practice मानना गलत होगा।
वर्तमान statutory position तीन स्तरों पर स्पष्ट है।
Section 25 General Body को final authority बनाती है और amended Section 25(3) annual general meeting को financial year बंद होने के छह महीने के भीतर रखने का framework देती है। Section 26 meeting summon करने और default के consequences की व्यवस्था करती है। Rule 23 और registered bye-laws यह निर्धारित करने में महत्वपूर्ण हैं कि meeting कौन बुलाएगा और notice/quorum जैसी प्रक्रिया क्या होगी।
और default के consequences सामान्य नहीं हैं—committee members के लिए पांच साल की disqualification तक तथा responsible office-bearer/employee के लिए ₹10,000 तक fine का statutory risk है, हालांकि ऐसी कार्रवाई hearing के बाद ही की जानी है।
इसलिए जिस Haryana cooperative society का financial year 31 मार्च 2026 को समाप्त हुआ और AGM अभी तक नहीं हुई है, उसके लिए 30 सितंबर 2026 को केवल calendar date नहीं समझना चाहिए। Management को तुरंत amended Act, Rules और अपने registered bye-laws देखकर notice period, quorum, audit, statutory agenda और meeting documentation की स्थिति जांचनी चाहिए।
AGM cooperative democracy का वह दिन है जब management को members के सामने हिसाब देना होता है। कानून ने इसे annual formality नहीं, governance obligation बनाया है।
आधिकारिक Source List
- Registrar/Department of Cooperation, Haryana — Official Website & AGM FAQs. यहीं RCS स्पष्ट करता है कि AGM mandatory है और Section 26(3) के तहत five-year disqualification तथा ₹10,000 तक fine का provision बताता है।
RCS Haryana Official AGM Guidance - Department of Cooperation, Haryana — State Acts and Rules. इस official page पर Haryana Co-operative Societies Act, 1984, Haryana Co-operative Societies Rules, 1989 और 10 May 2013 amendment notification सूचीबद्ध हैं।
Haryana Cooperative State Acts & Rules - India Code, Government of India — Haryana Co-operative Societies Act, 1984, amended up to May 2013. Section 25(3) में छह महीने की AGM deadline, Section 26(3) consequences, Section 48 annual returns और अन्य amended provisions के लिए मुख्य consolidated statutory source।
India Code — Consolidated Haryana Co-operative Societies Act - Haryana Cooperation Department-hosted base Act PDF. यह official departmental copy स्वयं “amended up to October 2007” बताती है; इसे 2013 amendment के साथ पढ़ना आवश्यक है।
Haryana Co-operative Societies Act — Department-hosted PDF - Haryana Co-operative Societies Rules, 1989 — official listing. Rule 23 समेत applicable Rules Department की State Acts & Rules page पर उपलब्ध हैं।
Official Haryana Rules listing - RCS Haryana Member Guidance. उपलब्ध RCS guidance भी Annual General Meeting को financial year के close के छह महीने के भीतर आयोजित करने की बात करती है।
RCS Haryana Cooperative Member Guidance
संपादकीय नोट: यह लेख 31 अगस्त 2026 तक उपलब्ध Haryana Government, RCS Haryana और India Code के statutory/public records का सामान्य कानूनी एवं cooperative-governance analysis है। किसी specific society के मामले में उसके registered bye-laws, society category, applicable notifications, exemptions और facts अलग हो सकते हैं। किसी show-cause notice, disqualification proceeding या contested AGM के मामले में संबंधित statutory record और competent legal advice देखना उचित होगा।
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